Regulamentul UE 2026/2359: ce se schimbă pentru angajatori în privința A1 și a mobilității internaționale

Mobilitatea internațională a angajaților vine cu noi reguli la nivel european. Regulamentul (UE) 2026/2359 modifică normele privind coordonarea sistemelor de securitate socială și aduce schimbări importante pentru angajatori, departamentele de HR și payroll și echipele de Global Mobility.

Regulamentul a intrat în vigoare la 1 noiembrie 2026, însă aplicarea este etapizată. O parte importantă dintre noile reguli operaționale se va aplica începând cu 2 noiembrie 2028. Schimbările vizează, printre altele, detașările, documentul A1, călătoriile de afaceri, activitatea în mai multe state membre și anumite prestații sociale.

Regulamentul actualizează regulile europene privind coordonarea sistemelor de securitate socială în situațiile transfrontaliere.

• detașarea angajaților și stabilirea legislației de securitate socială aplicabile
• solicitarea și verificarea documentului A1
• călătoriile de afaceri
• activitatea desfășurată în două sau mai multe state
• cooperarea dintre autoritățile naționale
• anumite prestații de sănătate, șomaj și prestații familiale
• schimbul și verificarea datelor între instituții

Regula generală care permite menținerea legislației statului de origine pentru maximum 24 de luni este păstrată, însă condițiile de aplicare sunt clarificate.

Persoana recrutată în vederea trimiterii într-un alt stat trebuie să se fi aflat deja sub incidența legislației statului membru în care este stabilit angajatorul pentru o perioadă de cel puțin trei luni imediat anterioară începerii activității sale salariate.

Dacă persoana trimisă inițial este înlocuită înainte de încheierea activității, durata cumulată a activității persoanelor implicate nu poate depăși 24 de luni.

După o perioadă totală de detașare de 24 de luni, cu întreruperi de cel mult două luni, trebuie să treacă cel puțin două luni de la încheierea perioadei anterioare de activitate înainte ca aceeași persoană să poată beneficia din nou de regulile privind detașarea în același stat membru, sub rezerva excepțiilor aplicabile.

Principalele modificări se aplică începând cu 2 noiembrie 2028.

Da. Pentru situațiile care intră sub incidența regulilor de detașare, angajatorul sau persoana independentă trebuie să informeze instituția competentă și să solicite atestatul privind legislația aplicabilă înainte de începerea activității.

Dacă documentul nu poate fi emis imediat, instituția va transmite o confirmare automată de primire. Angajatorul rămâne însă responsabil pentru păstrarea documentelor justificative relevante.

Nu, în toate situațiile. Noile reguli prevăd excepții de la obligația de informare și solicitare prealabilă pentru călătoriile de afaceri care îndeplinesc definiția regulamentului, precum și pentru anumite activități de scurtă durată. Aceste excepții nu înlătură regulile privind stabilirea legislației de securitate socială aplicabile.

Regulamentul introduce o definiție explicită a călătoriei de afaceri și prevede anumite situații în care nu se aplică obligația de informare și solicitare prealabilă a A1.

Călătoria de afaceri este definită drept o activitate temporară, limitată în timp și legată de interesele de afaceri, care nu presupune furnizarea de servicii sau livrarea de bunuri. Ea poate include, de exemplu, reuniuni, conferințe, seminare și activități de formare.

În cazul unor astfel de călătorii nu se aplică obligația solicitării prealabile a A1. Separat, cu excepția sectorului construcțiilor, aceeași excepție se aplică activităților de maximum 3 zile consecutive de muncă într-o perioadă de 30 de zile consecutive.

Pentru angajatori, această diferențiere face cu atât mai importantă clasificarea corectă a deplasării înainte de plecarea angajatului.

În cazul activității desfășurate în două sau mai multe state membre, legislația aplicabilă va fi stabilită pentru o perioadă de maximum 24 de luni, pe baza situației estimate pentru următoarele 12 luni.

Ulterior, situația trebuie reevaluată. Regulamentul clarifică și procedura de informare a instituției din statul de reședință, precum și condițiile în care determinarea provizorie a legislației aplicabile devine definitivă.

Pentru persoanele care locuiesc în afara Uniunii Europene și desfășoară activitate în două sau mai multe state membre, reședința va fi considerată în statul în care este desfășurată cea mai mare parte a activității, în funcție de timpul de lucru realizat în UE.

Aceste reguli se aplică în principal începând cu 2 noiembrie 2028.

Noile reguli stabilesc termene mai clare pentru comunicarea și cooperarea dintre instituțiile competente.

• 30 de zile lucrătoare pentru retragerea sau rectificarea documentului atunci când instituția emitentă identifică o eroare
• 30 de zile lucrătoare pentru transmiterea dovezilor solicitate
• 10 zile pentru transmiterea dovezilor în cazurile urgente justificate
• 35 de zile lucrătoare pentru anumite răspunsuri între instituții

În anumite condiții, dacă informațiile obligatorii solicitate nu sunt furnizate în termen, autoritățile pot proceda ca și cum documentul respectiv nu ar fi fost emis.

Regulamentul modifică atât condițiile de luare în calcul a anumitor perioade, cât și regulile privind calculul și exportul prestațiilor de șomaj.

Printre modificările relevante se numără introducerea, cu excepțiile prevăzute de regulament, a unei perioade neîntrerupte de minimum o lună și stabilirea exportului prestației la 6 luni, în condițiile prevăzute de regulament și în limita duratei totale a dreptului.

Totodată, criteriul de 22 de săptămâni se aplică numai anumitor persoane aflate în șomaj total, iar cooperarea prin EURES este consolidată. Principalele modificări se aplică de la 2 noiembrie 2028.

Pentru România, una dintre schimbările importante privește indemnizația lunară pentru creșterea copiilor, reglementată prin OUG nr. 111/2010.

Aceasta este inclusă în Anexa XIII a regulamentului. Pentru aceste prestații, noile reguli prevăd acordarea exclusiv persoanei supuse legislației statului competent și inexistența drepturilor derivate. Modificarea privește coordonarea prestației în situațiile transfrontaliere și nu trebuie interpretată ca o eliminare generală a dreptului la indemnizația pentru creșterea copilului prevăzut de legislația română.

Modificarea se aplică începând cu 2 noiembrie 2028. Pentru copiii născuți înainte de această dată continuă să se aplice regulile anterioare.

Pe lângă indemnizația pentru creșterea copiilor, Regulamentul (UE) 2026/2359 aduce și alte actualizări relevante pentru România:

• indemnizațiile sociale pentru pensionari reglementate prin OUG nr. 6/2009 sunt incluse în Anexa X, cu aplicare de la 1 noiembrie 2026
• România este introdusă în Anexa IV, relevantă pentru aplicarea art. 27 alin. (2), de la 1 noiembrie 2026
• secțiunea dedicată României este eliminată din Anexa I, partea II, fără ca această eliminare să creeze sau să reactiveze, prin ea însăși, o prestație națională

Regulamentul consolidează schimbul și compararea datelor între instituții pentru identificarea inexactităților, erorilor și posibilelor fraude.

Schimburile trebuie realizate cu respectarea principiilor necesității și proporționalității, precum și a cerințelor GDPR.

Confirmarea automată și standardizarea atestatelor reprezintă obligații concrete, în timp ce Pașaportul european de securitate socială și portofelele de identitate digitală rămân direcții de dezvoltare.

Regulamentul prevede un calendar etapizat:

• 1 noiembrie 2026: intrarea în vigoare și aplicarea primei categorii de modificări
• 1 ianuarie 2027: aplicarea modificării art. 64 din Regulamentul 987/2009 privind grupele de vârstă pentru calcularea sumelor fixe
• 2 noiembrie 2028: aplicarea principalelor modificări operaționale
• 2 noiembrie 2036: termenul maxim al tranziției generale, dacă situația persoanei rămâne neschimbată

Regulile tranzitorii sunt importante. În anumite situații, dacă noile prevederi ar determina aplicarea legislației unui alt stat după 2 noiembrie 2028, legislația anterioară poate continua să se aplice atât timp cât situația rămâne neschimbată, dar nu mai târziu de 2 noiembrie 2036. Pentru detașările și activitățile independente începute înainte de 2 noiembrie 2028 continuă să se aplice vechile reguli, în condițiile prevăzute de regulament.

Angajatorii ar trebui să înceapă prin revizuirea proceselor interne legate de mobilitatea internațională și documentul A1.

• revizuirea fluxului A1, astfel încât deplasările relevante să fie identificate înainte de plecarea angajatului
• clasificarea corectă a deplasărilor, diferențiind între călătorii de afaceri, prestări de servicii, livrări de bunuri și detașări
• monitorizarea perioadelor relevante, inclusiv a perioadei de afiliere, limitei de 24 de luni, înlocuirilor și activității în mai multe state
• păstrarea documentelor justificative și verificarea coerenței informațiilor transmise autorităților
• verificarea regulilor tranzitorii și a anexelor aplicabile pentru fiecare situație transfrontalieră

Regulamentul (UE) 2026/2359 aduce noi reguli privind coordonarea securității sociale pentru angajații mobili în UE, cu impact direct asupra HR, payroll și Global Mobility.

• regulamentul a intrat în vigoare la 1 noiembrie 2026, iar principalele schimbări operaționale se aplică de la 2 noiembrie 2028
• regula detașării pentru maximum 24 de luni este menținută, dar condițiile sunt clarificate
• solicitarea A1 trebuie făcută înainte de începerea activității în situațiile vizate
• anumite călătorii de afaceri sunt exceptate de la obligația solicitării prealabile a A1
• sunt introduse reguli mai clare pentru activitatea în două sau mai multe state membre
• sunt consolidate procedurile de verificare a A1 și cooperarea dintre autorități
• apar modificări relevante pentru prestațiile de șomaj, sănătate, îngrijire pe termen lung și prestațiile familiale
• pentru România, una dintre schimbările importante privește indemnizația lunară pentru creșterea copiilor
• angajatorii ar trebui să își revizuiască din timp procedurile privind A1, deplasările internaționale și documentarea situațiilor transfrontaliere

Important: Regulamentul nu schimbă doar procedura A1. Impactul său este mai larg și vizează planificarea mobilității internaționale, stabilirea legislației de securitate socială aplicabile și coordonarea mai multor categorii de prestații. Aplicarea într-o situație concretă trebuie analizată în funcție de circumstanțele individuale și de regulile tranzitorii relevante.

Notă: Materialul are caracter general și informativ. Aplicarea într-un caz concret presupune verificarea circumstanțelor individuale, a legislației aplicabile și a regulilor tranzitorii relevante.