REGES Online: ghid complet pentru trecerea definitivă de la Revisal

REGES Online a înlocuit complet Revisal din 1 ianuarie 2026, devenind singura platformă legală pentru evidența contractelor de muncă din România. Toți angajatorii trebuie să își creeze un cont și să actualizeze datele active pentru a evita amenzi de 15.000-20.000 lei. Această tranziție digitală oferă angajaților acces direct la propriile date contractuale, sporind transparența și acuratețea informațiilor.

REGES Online este noul registru digital obligatoriu pentru evidența contractelor de muncă, care înlocuiește complet Revisal din 1 ianuarie 2026. Platforma funcționează în cloud, este accesibilă din orice browser și oferă acces direct angajaților la propriile date contractuale.

REGES Online reprezintă o schimbare fundamentală față de Revisal prin următoarele aspecte:

• Raportare în timp real: nu mai există fișiere .rvs transmise periodic.
• Acces direct al angajaților: angajații pot accesa datele prin aplicația "Salariat".
• Migrare automată: baza de date din Revisal a fost migrată automat.
• Cadru procedural formalizat: tranziția este reglementată prin Ordinul nr. 1107/2025.

Spre deosebire de Revisal, noua platformă crește presiunea pe corectitudinea datelor, deoarece angajații pot verifica direct informațiile și pot trimite notificări pentru corectări.

Tranziția s-a desfășurat pe parcursul anului 2025, cu termen final 31 decembrie 2025. Procesul a inclus mai multe etape esențiale pentru toate companiile din România.

Etapele cheie ale tranziției au fost:

1. Mai 2025: publicarea Ordinului 1107/2025 în Monitorul Oficial.
2. 30 septembrie 2025: termenul inițial pentru actualizarea contractelor.
3. Toamna 2025: prelungirea termenului cu trei luni, din cauza unei rate scăzute de migrare (sub 25%).
4. 31 decembrie 2025: termenul final de migrare.
5. 1 ianuarie 2026: REGES Online devine singura platformă legală

Multe companii au raportat blocaje tehnice în perioadele aglomerate, motiv pentru care este recomandat să se aloce timp suplimentar pentru eventuale probleme.

Există trei modalități legale de creare a contului, în funcție de cine gestionează relația cu platforma. Alegerea depinde de structura internă și resursele disponibile ale companiei.

Modalitățile de acces:

• Prin reprezentantul legal al angajatorului: accesul se realizează utilizând o semnătură electronică calificată, identitatea digitală ROeID sau, pentru utilizatorii din alte state membre ale Uniunii Europene, prin mecanismele de identificare electronică eIDAS.
• Prin prestator de servicii: angajatorul poate desemna un prestator specializat (de exemplu, o firmă de contabilitate sau consultanță HR) pentru completarea și transmiterea datelor în registru, în baza unui contract de prestări servicii. Prestatorul nu poate subcontracta aceste activități.
• Prin împuternicit: accesul poate fi acordat unei persoane desemnate de reprezentantul legal, fie aceasta salariat al angajatorului sau consultant extern, pe baza unei împuterniciri notariale. Aceasta va putea opera în REGES Online în limitele drepturilor acordate.

Companiile mici preferă de regulă varianta prin prestator, în timp ce companiile mari optează pentru control direct prin reprezentantul legal.

Angajații pot accesa direct datele propriului contract și pot solicita corectări prin aplicația dedicată. Această funcționalitate reprezintă o noutate majoră față de sistemul Revisal.

Funcționalitățile disponibile angajaților includ:

• Extrase din istoricul contractual: pot obține extrase pentru perioade specifice (2006-2011, 2011-prezent) sau un centralizator.
• Notificări către angajator: Angajații pot trimite notificări pentru corectarea datelor greșite.
• Verificarea în timp real: Informațiile contractuale pot fi verificate imediat.
• Reducerea dependenței: Se reduce nevoia de adeverințe eliberate de departamentul HR.

Această transparență crește vizibilitatea erorilor și reduce presiunea pe departamentele HR pentru eliberarea adeverințelor, dar solicită mai multă atenție la corectitudinea datelor.

Înscrierea în REGES Online este obligatorie pentru toți angajatorii din România, fără excepții. Nerespectarea constituie contravenție cu amenzi substanțiale.

Controalele Inspecției Muncii verifică atât existența contului activ, cât și corectitudinea și completitudinea datelor introduse în platformă.

Care sunt erorile frecvente de evitat în utilizarea REGES Online?

Principalele erori includ confuzia între activarea contului și completarea datelor, plus lipsa unui proces intern clar. Aceste greșeli pot duce la neconformități și sancțiuni.

Erorile comune identificate sunt:

• Confuzia cont creat vs. cont activ: activarea necesită pași suplimentari după crearea contului.
• Neactualizarea contractelor active: este necesară verificarea individuală a fiecărui contract.
• Lipsa proceselor interne: procesele clare pentru introducerea și verificarea datelor sunt esențiale.
• Ignorarea notificărilor angajaților: notificările primite prin aplicația "Salariat" trebuie monitorizate.
• Comunicare deficitară: este importantă o comunicare eficientă între HR intern și prestatorii externi.

Pentru evitarea acestor probleme, se recomandă verificarea punct cu punct a tuturor contractelor și stabilirea unui flux clar de responsabilități.

Un proces structurat de verificare asigură conformitatea completă și evită sancțiunile. Următorul checklist acoperă toate aspectele esențiale pentru departamentele HR.

Lista de verificare obligatorie:

1. Cont activ creat: asigurați-vă că aveți un cont activ creat pe datele corecte ale companiei.
2. Contracte active verificate: verificați și actualizați individual toate contractele active.
3. Proces intern clar: stabiliți un proces intern clar pentru introducerea și verificarea datelor.
4. Arhivă digitală: creați o arhivă digitală a confirmărilor de transmitere.
5. Monitorizarea notificărilor: monitorizați notificările primite de la angajați.
6. Informarea personalului: informați personalul despre accesul direct la date.

Beneficii suplimentare:

• Reducerea solicitărilor de adeverințe.
• Transparență crescută în relația cu angajații.
• Eficiență operațională îmbunătățită.
• Integrare cu softurile de payroll.

Departamentele care integrează eficient REGES Online în fluxurile existente obțin avantaje competitive clare față de cele care tratează platforma ca pe o obligație separată.

Mai pot folosi Revisal în anumite situații?

Nu. Din 1 ianuarie 2026, Revisal este dezactivat complet, fără excepții pentru niciun tip de angajator.

 

Firmele fără salariați actuali trebuie să se înscrie?

Da, dacă au avut vreodată salariați înregistrați în Revisal, obligația de migrare se aplică indiferent de situația actuală a personalului.

 

Cine răspunde legal pentru erorile prestatorului?

Răspunderea contravențională rămâne de regulă a angajatorului, motiv pentru care este esențial un contract clar și procese de verificare interne.

 

Se pot delega mai multe persoane pentru operarea contului?

Da, prin mecanismul de împuternicire, iar accesul poate fi extins sau reconfigurat fără anularea automată a persoanelor desemnate anterior.

 

Ce se întâmplă cu datele din vechiul Revisal?

Baza de date a fost preluată automat în REGES Online, dar este necesară verificarea și actualizarea manuală a eventualelor discrepanțe.