Tot ce trebuie să știi despre externalizarea salarizării

Suntem conștienți că subiectul salarizare și externalizare salarizare este unul complex, așa că am adunat câteva informații utile pentru a te ajuta să faci o alegere informată în ceea ce privește strategia de salarizare a companiei tale. 

În articolul de mai jos vom răspunde la întrebarea ce este externalizarea, de ce aleg companiile să externalizeze salarizarea, care este diferența dintre externalizare și păstrarea procesului de payroll intern, dacă externalizarea este potrivită și când ar trebui să iei în considerare externalizarea pentru compania ta. Îți vom prezenta și motivele pentru a alege externalizarea dar și beneficiile acestui serviciu de outsourcing oferit de SD Worx. 

Concepțiile greșite despre externalizare îți pot ține pe loc compania. Clienții noștri care au ales serviciile de externalizare HR de la SD Worx au descoperit că această decizie le-a adus beneficii sub forma creșterii productivității, un ROI mai mare și le-a dat posibilitatea angajaților din departamentele de HR să se concentreze pe inițiative strategice, nu tactice. Și acestea sunt doar câteva motive, există și alte beneficii care fac ca externalizarea proceselor HR să fie mai atractivă. 

Externalizarea salarizării și a proceselor de HR înseamnă atunci când un specialist extern se ocupă de salarizarea și procesele de HR ale companiei tale. O parte dintre companii preferă acest serviciu de outsourcing în locul unei echipe interne dedicate proceselor de salarizare și HR deoarece este mai rentabil, economisește timp, asigură respectarea legilor și reglementările și îți eliberează departamentul de HR de taskurile repetitive ca să se poată concentra pe strategie.  

Evoluția din ultimii ani a adus multe schimbări la nivelul salarizării, proceselor de HR dar și a modului cum este văzută munca. Adoptarea modului de lucru hibrid și schimbările în legislația și politicile privind salarizarea și procesele de HR au crescut nevoia de soluții stabile, fiabile și sigure privind gestionarea acestora. 

Astfel, prin externalizare, poți preda o mare parte din funcțiile de payroll și HR specialiștilor cu experiență. În funcție de nevoie și dorințele tale, poți externaliza anumite servicii iar furnizorul își va asuma prin contract riscurile și responsabilitățile cu toată munca complexă și consumatoare de timp a managementului, conformitatea și stabilitatea proceselor pe care aceasta o implică.  

Dar nu trebuie să-ți faci griji, trecerea la un serviciu externalizat de payroll nu înseamnă că vei pierde toată experiența internă în salarizare. În unele cazuri, te putem ajuta să păstrezi cunoștințele în cadrul companiei. 

Dacă păstrarea proceselor de salarizare în interiorul companiei tale versus posibilitatea externalizării acestora te ține treaz noaptea sau dacă de-abia acum începi să cercetezi cele două opțiuni, iată care sunt principalele diferențe: 

• Serviciul externalizat înseamnă că furnizorul își asumă responsabilitatea pentru tot procesul de salarizare sau HR pe care ai dorit să-l externalizezi, inclusiv:
  • Management
  • Conformitate cu legile și reglementările fiscale românești
  • Administrare de personal
  • Declarații fiscale obligatorii
  • Scalabilitate în funcție de nevoile companiei tale
• Serviciul intern necesită păstrarea resurselor și cunoașterii despre salarizare și procese HR în companie. Astfel, ești responsabil pentru:
  • Gestionarea corectă a tuturor plăților de salarii angajaților, inclusiv a tuturor sarcinilor administrative asociate
  • Să respecți toate reglementările fiscale conform legii în România
  • Să te asiguri că sistemul tău este sigur și de încredere

Bineînțeles, există avantaje și dezavantaje atât în externalizare, cât și în gestionarea internă a salarizării. Dar întrebarea care trebuie pusă aici este: ce se potrivește afacerii și culturii tale de companie? Răspunsul la această întrebare este un exercițiu de reflexie pe care trebuie să-l faci analizând propria situație de afaceri în care te afli și să explorezi ce ar putea face cu adevărat o diferență pentru compania ta. 

Ai nevoie de ajutor în decizia ta? Ne poți contacta aici. 

Externalizarea poate aduce beneficii tuturor tipurilor de companii din diferite industrii. Indiferent dacă aparții unei companii mari sau mici, interesul comun, al furnizorului cu care externalizezi și al tău, este protejarea bunăstării financiare a angajaților tăi, prin primirea salariilor corecte și la timp. Chiar dacă departamentul intern care se ocupă cu gestionarea salariilor angajaților, nu generează venituri, munca lor are un impact semnificativ asupra productivității, mai ales dacă apar erori. În traducere liberă, dacă angajații tăi nu primesc salariile la timp și corect, nivelul de nemulțumire va crește și productivitatea va scădea. 

Gestionarea salariilor complet intern îți poate oferi un control mai bun, dar gândește-te la resursele disponibile, la riscurile implicate și la beneficiile pe termen lung. Alegerea unui partener specializat îți poate oferi stabilitate, eficiență și mai mult timp pentru a te concentra pe activitățile strategice ale companiei și obții siguranța că salariile sunt gestionate fără grija că trebuie să ai abilitățile potrivite intern.

• Respectarea legilor și reglementărilor fiscale din România reprezintă o provocare în procesul intern. Un furnizor extern se asigură că tot procesul este conform legilor și reglementărilor fiscale, că toate declarațiile fiscale și contabile obligatorii sunt conforme.
• Este consumator de timp instruirea și perfecționarea echipei interne de salarizare în ceea ce privește cele mai noi legislații și politici.
• Compania ta crește în mai multe locații și piețe, procesele de salarizare sunt prea complexe și cheltuielile cu acest proces cresc.
• Compania se concentrează pe creșterea eficienței și a veniturilor, iar salariile nu sunt considerate parte din activitatea principală deoarece nu contribuie la câștiguri.
• Nu vrei să te confrunți cu upgrade-uri anuale, corecții, întreruperi, boli, concedii și fluctuații ale angajaților.
• Vrei un furnizor care să se ocupe și să își asume întreaga responsabilitate contractuală pentru serviciu.

Beneficiile externalizării sunt numeroase și includ eficiența, productivitatea și liniștea că salariile sunt pe mâinile potrivite. Multe organizații constată că serviciul de outsourcing elimină riscurile asociate cu gestionarea salariilor. Mai jos găsești câteva dintre principalele beneficii ale trecerii la un serviciu externalizat de salarizare. 

Flexibilitate și scalabilitate crescute 

Externalizarea oferă o structură de costuri mai variabilă, mai flexibilă, oferă un ROI ridicat și este scalabilă pe măsură ce compania ta evoluează. Poate consideri afacerea ta foarte previzibilă, cu un volum fix de muncă, dar, având în vedere schimbările din economia globală și a condițiilor și modurilor de muncă, ar trebui să ne așteptăm cu toții la neașteptat. Sunt oare procesele tale interne de salarizare capabile să facă față schimbărilor survenite peste noapte? 

Mai rentabil 

Externalizarea este o investiție și trebuie justificată financiar. Când iei în considerare costurile directe pe care un furnizor de servicii de salarizare de încredere le poate acoperi, cum ar fi infrastructura și securitatea datelor, precum și costurile indirecte, cum ar fi conformitatea cu legea, expertiza în salarizare și HR și actualizarea constantă a cunoștințelor din domeniu pentru angajații tăi, poți reduce semnificativ costul total al salarizării. 

Serviciile de oursourcing sunt gândite să economisească timp, ceea ce duce la economie de bani. 

Siguranță crescută 

Externalizarea poate crește securitatea. Costurile și resursele implicate sunt uneori dificil de gestionat intern pentru a fi siguri în același timp de securitate și acuratețe absolută. Cu un furnizor de încredere, confidențialitatea, stocarea și protecția datelor clienților în conformitate cu legislația românească și GDPR reprezintă o parte centrală a soluției.  

Liniște și productivitate 

Nu trebuie să ne ascundem după cuvinte. Un angajat plătit la timp și corect, este un angajat fericit și productiv. Externalizarea îți oferă această liniște știind că angajați tăi sunt îngrijiți de specialiști în domeniu și că tot procesul de salarizare este și va fi corect, lună de lună. 

Externalizarea presupune transferarea proceselor de payroll și HR către un furnizor specializat, care preia responsabilitatea pentru conformitate, administrare, securitatea datelor și eficiența operațională. Multe companii aleg această soluție pentru a economisi timp și resurse, pentru a reduce riscurile și pentru a permite echipelor interne de HR să se concentreze pe activități strategice. De asemenea, externalizarea oferă stabilitate într-un context în care legislația și modul de lucru evoluează constant. 

Beneficiile principale includ flexibilitate, scalabilitate, costuri mai reduse, siguranță sporită și acuratețe în procesul de salarizare. Furnizorii specializați asigură conformitatea legală, gestionarea corectă a salariilor și preiau responsabilitățile administrative, eliminând riscurile erorilor interne. În final, externalizarea contribuie la creșterea productivității și la îmbunătățirea satisfacției angajaților, asigurând plata corectă și la timp.