Proces de salarizare intern vs. Serviciu de salarizare gestionat

Un model oferă control total, dar implică și un grad ridicat de complexitate operațională și un anumit număr de resurse interne. Celălalt model oferă predictibilitate, eficiență și acces la expertiză specializată, cu un grad mai redus de implicare operațională din partea clientului. Alegerea e grea iar procesele din spate în urma cărora poți lua o decizie sunt complexe.  

În articolul de mai jos detaliem principalele diferențe dintre a avea procesul de salarizare intern în companie și de a apela la un partener extern care să facă asta pentru tine. Vom răspunde la întrebările, de ce aleg clienții un serviciu gestionat, sau dimpotrivă, de ce aleg să păstreze salarizarea intern. Vom detalia motivele pentru care ai putea lua în considerare externalizarea, dacă externalizarea este potrivită pentru nevoile tale, ce servicii poți externaliza și vom vorbi și despre software furnizat ca serviciu. 

Diferența dintre a avea serviciul de salarizare intern sau de a-l externaliza constă în distribuția responsabilităților și resurselor. 

În cazul unui software de salarizare, clientul este responsabil pentru menținerea expertizei interne, procesarea salariilor, respectarea legislației și gestionarea resurselor necesare. 

Pe de altă parte, serviciul de salarizare gestionat presupune externalizarea acestor responsabilități către un furnizor specializat. Riscurile legate de procesare, conformitate, niveluri de servicii și scalabilitate sunt preluate de furnizor, ceea ce permite clientului să se concentreze pe activități strategice.

Printre motivele pentru care clienții aleg să externalizeze salarizarea se numără:

• Conformitatea legislativă și fiscală. Creșterea complexității reglementărilor determină companiile să se bazeze pe expertiza furnizorilor specializați. Aceștia investesc constant în formarea profesională și în sisteme de control al conformității, reducând riscurile pentru client.
• Salarizarea nu este o activitate de bază. Pentru multe organizații, salarizarea este o funcție suport, similară cu administrarea infrastructurii IT. Este esențială, dar nu necesită implicarea directă a personalului propriu.
• Resurse interne limitate. Menținerea unei echipe interne de salarizare poate fi costisitoare și vulnerabilă la fluctuații precum concedii, îmbolnăviri sau plecări. Externalizarea oferă continuitate și stabilitate operațională.
• Industrie cu dinamism ridicat. În sectoarele cu distribuție extinsă, fluctuații de personal și perioade de activitate intensă, un model de costuri variabile este mai eficient decât unul fix. Serviciile gestionate permit adaptarea rapidă la schimbările de volum. 

În timp ce mulți clienți optează pentru externalizarea salarizării, există și organizații care preferă să mențină această funcție în cadrul echipei interne. Motivele includ:

• Expertiză internă și flexibilitate operațională. Procesul de salarizare se bazează adesea pe cunoștințe tacite și practici interne adaptate, care permit echipei să opereze dincolo de politicile standard, în funcție de nevoile specifice ale companiei.
• Buget dedicat echipei de salarizare. Unele organizații au deja alocat bugetul necesar pentru menținerea unei echipe interne, ceea ce face ca externalizarea să nu fie o prioritate.
• Costuri comparabile cu serviciile gestionate. În anumite cazuri, analiza economică nu evidențiază economii semnificative prin externalizare – mai ales când echipele interne sunt localizate în regiuni cu costuri reduse sau sunt parte din filiale.
• Stabilitate operațională și predictibilitate. În industriile stabile, cu angajați salariați și fluctuații reduse de personal, un model de cost fix pentru salarizare este eficient și reflectă un ciclu constant de procesare.

Atât salarizarea internă, cât și serviciile gestionate pot funcționa eficient – cheia este alegerea modelului care se aliniază cel mai bine cu nevoile și obiectivele organizației. 

La SD Worx, ne dorim ca fiecare client să ia o decizie în cunoștință de cauză. Suntem aici pentru a sprijini analiza economică, pentru a oferi consultanță personalizată și, la nevoie, pentru a facilita discuții cu alți clienți care au trecut prin procese similare. Stabilește o discuție cu un specialist aici.

Clienții menționează trei motive principale pentru care aleg să externalizeze:

• Calitate și conformitate
• Reducerea costurilor
• Standardizarea proceselor 

De cele mai multe ori, externalizarea este văzută ca o soluție eficientă din punct de vedere al costurilor, mai ales atunci când reimplementarea, întreținerea sau actualizarea sistemelor interne devine prea costisitoare. Poți considera externalizarea ca o modalitate de a renunța la procesele locale complexe și de a adopta fluxuri de lucru simplificate, standardizate și automatizate. 

Această schimbare de abordare mută discuția de la: 

Câți angajați în echivalent de normă întreagă îmi trebuie pentru a livra serviciile? 

la: 

Cât sunt dispus să plătesc pentru servicii livrate pe baza volumului și a nivelurilor de servicii garantate? 

În contextul provocărilor economice recente, tot mai multe companii caută soluții pentru a reduce cheltuielile generale. Un model de tip „plătești cât folosești” sau „cost per angajat” poate fi o opțiune atractivă. 

În majoritatea organizațiilor, funcțiile suport precum salarizarea sunt considerate cheltuieli generale. Deși nu generează direct venituri, ele pot avea un impact semnificativ asupra productivității, mai ales atunci când apar erori. 

De aceea, este important să analizezi cu atenție dacă externalizarea – parțială sau completă – este potrivită pentru tine. Gândește-te la resursele disponibile, la riscurile implicate și la beneficiile pe termen lung. Alegerea unui partener specializat îți poate oferi stabilitate, eficiență și mai mult timp pentru a te concentra pe activitățile strategice ale companiei.

Externalizarea se aplică atât pentru servicii cât și pentru software.

• Servicii. Poți încheia un contract cu un furnizor care să preia unul sau mai multe procese de resurse umane sau salarizare. Acestea vor fi livrate conform nivelurilor de servicii și volumelor de lucru stabilite împreună.
• Software. Poți colabora cu un furnizor care implementează, găzduiește și întreține un sistem de resurse umane în numele tău. Acest model, cunoscut ca Software-as-a-Service (SaaS), este adesea disponibil în cloud și îți oferă acces continuu la o platformă actualizată, fără să fie nevoie să gestionezi infrastructura locală. 

Ce îți poate oferi un furnizor de servicii externalizate

• Costuri mai competitive decât funcțiile interne
• Concentrare pe activitatea principală și investiții în competențe specializate
• Conformitate legislativă și fiscală auditată independent
• Investiții continue în tehnologie pentru HR și salarizare 

Ce îți oferă o echipă internă 

• Control total asupra procesului de la început până la sfârșit
• Cunoștințe detaliate despre specificul companiei
• Procese personalizate, adaptate nevoilor tale
• Resurse dedicate

În funcție de cum se aplică aceste criterii în cazul tău, merită să explorezi ce poate aduce externalizarea și cum poate influența modelul tău general de livrare a serviciilor de resurse umane și salarizare. 

Costul implementării, întreținerii, aplicării de corecții și actualizării software-ului de resurse umane a devenit o provocare în ultimii ani. Ce ar fi avut sens în urmă cu câțiva ani în ceea ce privește costurile inițiale poate fi acum o constrângere semnificativă pentru furnizarea eficientă a serviciilor de resurse umane. 

Printre posibilele dificultăți pe care le întâmpini la nivel local sunt proprietatea sau leasing-ul serverelor, instalarea și implementarea software-ului client, furnizarea de asistență IT/IS locală, licențierea continuă și posibilele întreruperi asociate cu upgrade-urile și corecțiile. Există situații în care apar constrângeri datorate upgrade-urilor costisitoare obligatorii pentru menținerea conformității cu legislația, din cauza faptului că versiunea ta actuală „nu este acceptată începând cu anul viitor.” 

Software-ul furnizat ca serviciu (SaaS) a eliminat multe dintre aceste obstacole. Prin SaaS  tu obții acces la o platformă întreținută pe bază de abonament. Odată cu lansarea unei noi funcționalități de către furnizorul SaaS, ai posibilitatea de a evalua beneficiile și de a decide dacă dorești să extinzi serviciul. 

Un beneficiu important al utilizării unui software de tip SaaS este că furnizorul își asumă responsabilitatea pentru disponibilitatea și fiabilitatea sistemului. Atât aplicația, cât și datele tale sunt stocate în cloud, pe servere securizate fizic și logic, certificate conform standardelor ISO 27001. În plus, ai parte de redundanță completă a datelor – dacă apare o defecțiune, sistemul de rezervă intră automat în funcțiune. Crearea unui astfel de nivel de fiabilitate în cadrul companiei tale ar presupune costuri foarte mari, accesibile în general doar companiilor multinaționale cu infrastructură proprie. 

Este bine să știi că există diferențe între furnizorii de SaaS în ceea ce privește modul în care se fac actualizările: 

• Upgrade-uri obligatorii. Apar atunci când furnizorul folosește o singură versiune a codului sursă pentru toți clienții. În acest caz, vei primi funcționalități noi sau îmbunătățite de câteva ori pe an și va trebui să analizezi impactul asupra proceselor tale interne.
• Upgrade-uri opționale. Sunt disponibile atunci când furnizorul îți oferă o instanță configurată special pentru tine. Atât timp cât soluția funcționează conform cerințelor tale, nu ești obligat să faci upgrade-uri, decât dacă acestea aduc valoare reală pentru activitatea ta. Acest model este ideal dacă ai personalizări specifice în sistemul tău.

Am aflat că deja că salarizarea internă presupune menținerea expertizei, respectarea legislației și gestionarea tuturor proceselor la nivelul companiei. În schimb, în cazul externalizării, un furnizor specializat preia riscurile și sarcinile operaționale, oferind predictibilitate și eficiență. Alegerea între cele două modele depinde de complexitatea operațională, resursele interne și strategia organizației tale.  

Unii dintre clienți aleg serviciile de salarizare gestionate din motive precum conformitatea legislativă, resurse interne limitate sau natura non‑strategică a salarizării pentru companie. Externalizarea oferă continuitate operațională, acces la expertiză actualizată și un model scalabil, avantajos în industriile cu fluctuații mari de personal. Totuși, anumite organizații preferă să păstreze salarizarea intern pentru flexibilitate, control total și costuri care pot fi comparabile cu cele ale unui serviciu gestionat. Acest lucru este întâlnit mai ales acolo unde există deja echipe interne bine stabilite și procese personalizate. 

Printre motivele pentru care companiile ar trebui să ia în considerare externalizarea sunt reducerea costurilor, standardizarea proceselor și adoptarea tehnologiilor moderne. Externalizarea poate transformă procesele locale complexe în fluxuri simplificate, automatizate și bazate pe niveluri de servicii clare.  

De asemenea, trecerea la soluții software de tip SaaS elimină provocările legate de întreținerea sistemelor interne, oferind securitate, disponibilitate ridicată și actualizări continue.  

În final, alegerea modelului potrivit trebuie făcută în funcție de riscurile, resursele și obiectivele pe termen lung ale organizației.