5 erori frecvente în procesul de salarizare (și cum să le evitați)

Chiar și erorile minore de calcul salarial pot avea consecințe semnificative, de la sancțiuni legale la pierderea încrederii angajaților. Companiile gestionează diferit salarizarea. Unele se bazează pe propriile sisteme, tehnologii și cunoștințe. Altele preferă să externalizeze procesul de salarizare.  

Având o experiență de 80 de ani în salarizare și procese și HR și desfășurându-ne activitatea în 26 de țări europene, noi la SD Worx am observat că cele mai frecvente erori în procesul de salarizare sunt adesea similare, indiferent de țară sau de companie.  

Cele mai frecvente cinci erori pleacă de la evidențe incomplete sau neorganizate, nerespectarea legislației actuale sau calcularea eronată a salariilor. Detaliem mai jos restul dar și soluțiile pentru a le putea evita pe viitor. 

O eroare frecventă de calcul salarial este lipsa evidențelor complete și exacte ale angajaților. Aceasta poate avea ca rezultat clasificarea eronată a angajaților, calcularea incorectă a salariilor, a orelor suplimentare și a beneficiilor, precum și erori de calcul al taxelor și impozitelor datorate statului. Pentru a evita acestea, este esențial să stabilești un sistem bine organizat pentru păstrarea evidențelor, inclusiv clasificarea corectă a angajaților, a orelor de lucru și a beneficiilor. 

Cum să eviți 

O soluție de bază în materie de resurse umane este un instrument valoros pentru a îți menține evidențele la zi, deoarece oferă un registru centralizat pentru datele angajaților și automatizează numeroase sarcini legate de salarizare. Conform Indicelui de competență în domeniul salarizării (Payroll Proficiency Index), acest lucru este valabil în special în țări precum Spania, Norvegia și Polonia, unde tehnologia este considerată un factor major al eficienței în ceea ce privește salarizarea. 

Calculele de salarizare implică un set amplu de date. În consecință, riscul de calculare eronată a salariilor – și de remunerare excesivă sau insuficientă în mod accidental a angajaților – este întotdeauna prezent, în special în cazul introducerii manuale a unor volume mari de date. În plus, diversele termene de plată și impozitare ale angajaților adaugă un alt factor de stres la lista de riscuri și posibile erori. 

Cum să eviți 

Automatizarea proceselor de salarizare contribuie la eliminarea riscului de eroare umană și asigură plăți efectuate la timp și exacte. În plus, puteți apela la expertiza unui partener în domeniul salarizării. 

Angajatorii sunt responsabili pentru raportarea tuturor formelor de compensații impozabile și neimpozabile pentru angajați, inclusiv a bonusurilor, a planurilor de stock option și a altor beneficii nesalariale. În caz contrar, sunt posibile sancțiuni legale pentru angajator și prejudicii morale pentru angajați. Prin urmare, este important să aveți o înțelegere cuprinzătoare a beneficiilor impozabile și neimpozabile și să vă asigurați că toate formele de compensare sunt raportate corect. 

Cum să eviți 

Tehnologia – cum ar fi o soluție de bază integrată în domeniul resurselor umane sau sisteme software pentru gestionarea forței de muncă, gestionarea talentelor și gestionarea salariilor – contribuie la asigurarea faptului că toate compensațiile impozabile și neimpozabile sunt raportate cu precizie și la timp.  

Dar cum ar fi să apelezi la toate cunoștințele fiscale ale unui partener extern? Acest lucru merită să fie luat în considerare, în special în țările în care recompensele sunt considerate un factor important care împiedică sporirea competenței în domeniul salarizării. 

Datele de salarizare sunt o țintă valoroasă pentru infractorii informatici, iar încălcările securității datelor pot avea consecințe grave. Printre acestea se numără pierderea informațiilor sensibile ale angajaților, sancțiunile legale și prejudiciile aduse reputației. Pentru a reduce acest risc, va trebui să implementezi măsuri solide de securitate cibernetică, cum ar fi criptarea, firewallurile și autentificarea cu doi factori. Monitorizarea și actualizarea regulată a acestor măsuri este, de asemenea, esențială pentru a ține pasul cu peisajul tot mai evoluat al amenințărilor. 

Cum să eviți 

Complexitatea forței de muncă și a datelor sunt două fețe ale aceleiași monede. 

Consideri că evitarea încălcărilor securității datelor ar intra în atribuțiile unui expert? Atunci poți lua în considerare utilizarea unor tehnologii bazate pe cloud sau subcontractarea gestionării salarizării către parteneri externi. 

Legislația privind salarizarea se schimbă constant, astfel încât ar fi indicat ca societățile și organizațiile de toate formele și dimensiunile să monitorizeze cele mai recente reglementări. În caz contrar, s-ar putea să efectuezi calcule de salarizare incorecte sau să nu poți furniza informații exacte angajaților cu privire la statele de plată și deducerile fiscale. Pentru a evita astfel de situații, este recomandabil să rămâi la curent cu legislația privind salarizarea prin participarea regulată la cursuri de instruire și ateliere, abonarea la buletine informative și publicații relevante sau colaborarea cu experți externi. 

Cum să eviți 

Dorești liniște totală? Cea mai competentă abordare ar putea fi să te bazezi pe externalizare și să ai un partener de salarizare care să fie la curent cu legislația pentru tine. Acest lucru nu este un lux inutil în țările cu legi complexe și dinamice privind munca și salarizarea. 

Așa cum am văzut din articol procesul de salarizare este vulnerabil la erori care pot genera consecințe financiare, legale și operaționale pentru companii. Una dintre cele mai frecvente probleme este lipsa unor evidențe clare și actualizate ale angajaților, ceea ce duce la calcule greșite și clasificări eronate. De asemenea, introducerea manuală a volumelor mari de date crește riscul de calcul incorect al salariilor și al termenelor de plată. Probleme apar și atunci când companiile nu raportează toate tipurile de compensații impozabile, ceea ce poate atrage sancțiuni legale. Pentru a preveni aceste situații, organizațiile trebuie să implementeze sisteme moderne de gestionare a datelor și procese robuste de verificare. 

Un alt risc major îl reprezintă încălcarea securității datelor de salarizare, acestea fiind o țintă valoroasă pentru atacurile cibernetice. Companiile trebuie să adopte măsuri avansate de securitate, precum criptarea și autentificarea prin doi pași, pentru a preveni pierderile de date sensibile. Nerespectarea legislației actualizate privind salarizarea constituie o altă sursă importantă de erori, având în vedere schimbările frecvente ale reglementărilor. Din acest motiv, monitorizarea continuă a legislației și instruirea periodică sunt esențiale pentru conformitate.  

Stabilește o întâlnire cu un expert SD Worx pentru a discuta despre ce probleme întâmpini în procesul de salarizare și care ar fi soluțiile potrivite pentru tine.