Pregătirea HR-ului pentru viitorul muncii: tendințe în planificarea forței de muncă în Europa în 2026

Planificarea forței de muncă devine o prioritate pentru companiile europene. Și nu este doar o chestiune de creștere a costurilor. Ceea ce diferențiază 2026 este echilibrul dorit dintre personalul uman și automatizarea AI pentru a face față acestor cheltuieli mai mari de forță de muncă și operaționale.

Creșterea economică în Europa este limitată, iar oamenii reprezintă o mare parte din structura de costuri a fiecărei companii. Combinând potențialul AI cu o lipsă generală de talente, organizațiile încep să se întrebe cum pot reduce costurile cu forța de muncă adăugând în același timp valoare reală

Întrebarea devine cum pot companiile să acceseze un flux continuu de talente, să mențină lanțul de aprovizionare în funcțiune și să fie orientate spre viitor, astfel încât întregul proces să nu se bazeze pe decizii ad-hoc. Și sunt echipele de HR și liderii pregătiți să răspundă la asta?

Cu alte cuvinte, cum poți proiecta sisteme care să țină costurile sub control în timp ce scoți la maximum din talentul tău uman?

Raportul nostru HR & Payroll Pulse 2026 , susținut de cercetările și datele SD Worx Research Institute, analizează tendințele urgente de planificare a forței de muncă, inclusiv de ce planificarea a devenit atât de critică și ce pot face angajatorii pentru a reduce presiunile tot mai mari.

Aproximativ jumătate (51%) dintre organizații spun că planificarea forței de muncă este o prioritate ridicată în 2026.

Organizațiile din întreaga Europă resimt aceleași presiuni: creștere mai lentă, dificultăți în găsirea de talente, presiuni tot mai mari de a economisi bani și multă incertitudine legată de modul în care AI influențează toate acestea. Există o dorință tot mai mare de a controla cheltuielile când vine vorba de oameni, de a asigura continuitatea și de a investi în roluri care să aibă un impact real.

• Planificarea forței de muncă este una dintre cele mai urgente provocări cu care se confruntă organizațiile, 18,7% dintre companii raportând-o ca fiind una dintre principalele presiuni. 
• 51% dintre organizații consideră planificarea forței de muncă esențială, în timp ce 35% spun că este o prioritate moderată.  
• Planificarea forței de muncă devine urgentă din multe motive, inclusiv un personal suficient și optimizarea costurilor cu forța de muncă. 48,2% dintre companii spun că eficiența programării și menținerea unui personal adecvat sunt factori care fac din planificarea forței de muncă o prioritate. 

În ciuda acestei urgențe, multe companii încă consideră planificarea forței de muncă o problemă de disponibilitate și volum de muncă. Probabil acesta este motivul pentru care multe departamente de HR rămân nepregătite să planifice pentru un viitor mai costisitor, condus de AI. 

Potrivit lui Jan Laurijssen, consultant, cercetător și autoproclamat evanghelist HR la SD Worx, „HR îți poate spune care este costul forței de muncă, dar nu au modele de simulare sau proiecții despre ce se va întâmpla în continuare. Ei nu au analize de impact ale AI asupra forței de muncă. Câte departamente de HR realizează analize ocupaționale AI?”

De asemenea, intenția și acțiunea tind să nu fie aliniate. În multe cazuri, majoritatea companiilor declară că lucrează la o planificare mai bună, dar doar 32,9% dintre companii au o abordare structurată a planificării operaționale și strategice. Un procent mic (12,1%) spune că planificarea este informală sau ad hoc, iar 5,3% nu au nicio planificare a forței de muncă în program.

O modalitate clară de a aborda această nealiniere este să oferim HR un rol consultativ și strategic în planificarea forței de muncă, aliniat cu pilonii de afaceri și financiari.

„Dacă desenez o diagramă Venn cu acești factori interesați, atunci afacerea este responsabilă pentru cerere, iar tu trebuie să asculți finanțele pentru că ele definesc limitele financiare”, spune Laurijssen. „Așadar, ca departament de HR, trebuie să aveți o imagine clară a ceea ce cere afacerea: ce tipuri de capabilități vom avea nevoie și unde cred ei că putem face cu adevărat o diferență?”

„De la acest punct de plecare, devine foarte important ca HR-ul să facă planul: unde vom găsi acei oameni și acei agenți AI care să facă toate acestea? Și care este cea mai bună metodă de a-i face să colaboreze cu succes?” - Jan Laurijssen

O altă tendință în planificarea forței de muncă este trecerea de la concentrarea pe capabilități și competențe în loc de numărul de angajați și rolurile de post. O pondere substanțială a companiilor din Europa (43,3%) bazează planificarea forței de muncă pe un mix de competențe și roluri — 27,1% se concentrează pe competențe și sarcini, iar 23% pe roluri profesionale.

Aceste date sugerează un avânt, dar experți precum Laurijssen spun că organizațiile ar putea exagera progresul lor. Unele companii pot interpreta planificarea bazată pe competențe mai larg sau pot permite aspirațiilor să le influențeze răspunsurile la solicitările de cercetare.

„A existat multă comunicare HR din partea tuturor tipurilor de companii în ultimii ani în jurul organizației bazate pe competențe", spune Laurijssen, "deci probabil că acest lucru contribuie.”

Datele din studiul Pulse confirmă prăpastia dintre viziune și implementarea concretă. Mai mult de jumătate dintre organizații (55,3%) spun că mută planificarea forței de muncă de la joburi la competențe, însă oamenii de la fața locului au o experiență diferită.

• 46% dintre angajați simt că potențialul lor este folosit pe deplin în rolul actual. 
• 40,7% văd oportunități de creștere sau de a avansa în cadrul organizației, dacă doresc acest lucru. 
• 34% spun că organizația lor facilitează explorarea unor locuri de muncă, roluri sau proiecte interne care corespund abilităților și intereselor lor.

Aceste date spun puțin mai multe despre mobilitatea internă în cadrul echipelor și între companii, dar arată că o parte substanțială a organizațiilor nu valorifică pe deplin abilitățile pe care le au deja în personal.

Deocamdată, se pare că AI nu înlocuiește în ansamblu gândirea din spatele planificării forței de muncă, dar nu există consens asupra echilibrului ideal între automatizare și implicarea umană.

• 26% dintre organizații spun că planificarea forței de muncă ar trebui să fie complet automatizată. 
• 39,2% găsesc echilibrul între implicarea umană și cea tehnologică. 
• 34,6% spun că planificarea forței de muncă ar trebui să fie o activitate pe deplin umană.

Deși organizațiile au percepții diferite privind adoptarea AI, este clar că AI crește nevoia de planificare mai bună, date mai bogate și mai mult suport pentru echipele de HR însărcinate să adapteze locul de muncă pentru automatizare la scară largă.

Esențial, componenta umană rămâne foarte importantă, ceea ce reprezintă o provocare nouă între dezvoltarea umană și AI.

„Asta este valabil pentru orice fel de planificare,” spune Laurijssen. „Dacă planifici într-un mod pur rațional, atunci poți scrie un algoritm care să planifice totul perfect. Ideea este că oamenii nu sunt doar raționali, ci și emoționali, iar lucrurile se schimbă în timp.”

Organizațiile din întreaga Europă sunt de acord că planificarea forței de muncă este o problemă critică, mai ales pe măsură ce crește presiunea din partea afacerii și tehnologiei. Provocarea este că planificarea forței de muncă este o problemă amplă. De unde pot începe liderii HR și ce rol au, de fapt, în afacere?

Există trei pași concreți pe care liderii HR și departamentele îi pot face pentru a răspunde acestor întrebări, abordând în același timp tendințele urgente conexe.

• Proiectează-ți costurile ca și cum nimic nu s-ar întâmpla. Laurijssen sugerează mai întâi să estimezi costurile cu forța de muncă și personalul, precum și mărimea forței de muncă, în următorii cinci ani, dacă nu faci nimic. Calculează-l pe baza ieșirilor normale, pensionărilor și fluctuației medii de personal, și calculează câți oameni vei păstra în cinci ani și costul total al acestora.  
• Examinați angajații rămași. Al doilea pas este să analizăm atent acești oameni și să determinăm dacă vor fi cei cu abilitățile potrivite pentru viitor. 
• Identifică ce nu se face încă. În cele din urmă, sau înainte de a începe cu adevărat inițiativele de planificare a forței de muncă, determină ce abilități sau lacune va trebui să acopere. Când ai identificat aceste neajunsuri, poți defini acțiunile pe care trebuie să le iei în termeni de angajare a oamenilor, recalificarea personalului actual, extinderea forței de muncă flexibile sau a fondurilor de talente și alte inițiative.

Toate acestea pentru a spune că, dacă nu ai început să te gândești la planificarea strategică a forței de muncă sau încă o percepi ca pe o listă de sarcini HR disparate care pot fi bifate în cele din urmă, acum este momentul să responsabilizezi departamentul de HR și să privești planificarea forței de muncă ca prioritate. 

A face planificarea forței de muncă centrală va fi esențială pentru a face față creșterii costurilor cu personalul, lipsa de talentelor și presiunea mare de a automatiza munca, în timp ce le transmite angajaților că abilitățile lor sunt necesare și automatizarea nu îi exclude de la adăugarea unei valori reale.