Diferența principală dintre cele două modele constă în distribuția responsabilităților. În cazul unui software de salarizare, clientul este responsabil pentru menținerea expertizei interne, procesarea salariilor, respectarea legislației și gestionarea resurselor necesare. Acest model oferă control total, dar implică și un grad ridicat de complexitate operațională.
Pe de altă parte, serviciul de salarizare gestionat presupune externalizarea acestor responsabilități către un furnizor specializat. Riscurile legate de procesare, conformitate, niveluri de servicii și scalabilitate sunt preluate de furnizor, ceea ce permite clientului să se concentreze pe activități strategice. Acest model oferă predictibilitate, eficiență și acces la expertiză specializată, cu un grad mai redus de implicare operațională din partea clientului.
De ce aleg clienții un serviciu de salarizare gestionat?
Clienții optează pentru un serviciu de salarizare gestionat din mai multe motive strategice și operaționale:
- Conformitate legislativă și fiscală
Creșterea complexității reglementărilor determină companiile să se bazeze pe expertiza furnizorilor specializați. Aceștia investesc constant în formarea profesională și în sisteme de control al conformității, reducând riscurile pentru client. - Salarizarea nu este o activitate de bază
Pentru multe organizații, salarizarea este o funcție suport, similară cu administrarea infrastructurii IT. Este esențială, dar nu necesită implicarea directă a personalului propriu. - Resurse interne limitate
Menținerea unei echipe interne de salarizare poate fi costisitoare și vulnerabilă la fluctuații precum concedii, îmbolnăviri sau plecări. Externalizarea oferă continuitate și stabilitate operațională. - Industrie cu dinamism ridicat
În sectoarele cu distribuție extinsă, fluctuații de personal și perioade de activitate intensă, un model de costuri variabile este mai eficient decât unul fix. Serviciile gestionate permit adaptarea rapidă la schimbările de volum.
De ce aleg unii clienți să păstreze salarizarea internă?
În timp ce mulți clienți optează pentru externalizarea salarizării, există și organizații care preferă să mențină această funcție în cadrul echipei interne. Motivele principale includ:
- Expertiză internă și flexibilitate operațională
Procesul de salarizare se bazează adesea pe cunoștințe tacite și practici interne adaptate, care permit echipei să opereze dincolo de politicile standard, în funcție de nevoile specifice ale companiei. - Buget dedicat echipei de salarizare
Unele organizații au deja alocat bugetul necesar pentru menținerea unei echipe interne, ceea ce face ca externalizarea să nu fie o prioritate. - Costuri comparabile cu serviciile gestionate
În anumite cazuri, analiza economică nu evidențiază economii semnificative prin externalizare – mai ales când echipele interne sunt localizate în regiuni cu costuri reduse sau sunt parte din filiale. - Stabilitate operațională și predictibilitate
În industriile stabile, cu angajați salariați și fluctuații reduse de personal, un model de cost fix pentru salarizare este eficient și reflectă un ciclu constant de procesare.
Atât salarizarea internă, cât și serviciile gestionate pot funcționa eficient – cheia este alegerea modelului care se aliniază cel mai bine cu nevoile și obiectivele organizației.
La SD Worx, ne dorim ca fiecare client să ia o decizie în cunoștință de cauză. Suntem aici pentru a sprijini analiza economică, pentru a oferi consultanță personalizată și, la nevoie, pentru a facilita discuții cu alți clienți care au trecut prin procese similare.
Ar trebui să iei în considerare externalizarea?
În majoritatea organizațiilor, funcțiile suport precum salarizarea sunt considerate cheltuieli generale. Deși nu generează direct venituri, ele pot avea un impact semnificativ asupra productivității, mai ales atunci când apar erori.
De aceea, este important să analizezi cu atenție dacă externalizarea – parțială sau completă – este potrivită pentru tine. Gândește-te la resursele disponibile, la riscurile implicate și la beneficiile pe termen lung. Alegerea unui partener specializat îți poate oferi stabilitate, eficiență și mai mult timp pentru a te concentra pe activitățile strategice ale companiei.
Ce poți externaliza?
Externalizarea se poate aplica atât pentru servicii, cât și pentru software.
- Servicii
Poți încheia un contract cu un furnizor care să preia unul sau mai multe procese de resurse umane sau salarizare. Acestea vor fi livrate conform nivelurilor de servicii și volumelor de lucru stabilite împreună. - Software
Poți colabora cu un furnizor care implementează, găzduiește și întreține un sistem de resurse umane în numele tău. Acest model, cunoscut ca Software-as-a-Service (SaaS), este adesea disponibil în cloud și îți oferă acces continuu la o platformă actualizată, fără să fie nevoie să gestionezi infrastructura locală.
De ce să iei în considerare externalizarea?
Clienții menționează trei motive principale pentru care aleg să externalizeze:
- Calitate și conformitate
- Reducerea costurilor
- Standardizarea proceselor
De cele mai multe ori, externalizarea este văzută ca o soluție eficientă din punct de vedere al costurilor, mai ales atunci când reimplementarea, întreținerea sau actualizarea sistemelor interne devine prea costisitoare. Poți considera externalizarea ca o modalitate de a renunța la procesele locale complexe și de a adopta fluxuri de lucru simplificate, standardizate și automatizate.
Această schimbare de abordare mută discuția de la:
Câți angajați în echivalent de normă întreagă îmi trebuie pentru a livra serviciile?
la:
Cât sunt dispus să plătesc pentru servicii livrate pe baza volumului și a nivelurilor de servicii garantate?
În contextul provocărilor economice recente, tot mai multe companii caută soluții pentru a reduce cheltuielile generale. Un model de tip „plătești cât folosești” sau „cost per angajat” poate fi o opțiune atractivă.
Ce îți poate oferi un furnizor de servicii externalizate?
- Costuri mai competitive decât funcțiile interne, datorită economiilor de scară
- Concentrare pe activitatea principală și investiții în competențe specializate
- Conformitate auditată independent
- Investiții continue în tehnologie pentru HR și salarizare
Ce îți oferă o echipă internă?
- Control total asupra procesului de la început până la sfârșit
- Cunoștințe detaliate despre specificul companiei
- Procese personalizate, adaptate nevoilor tale
- Resurse dedicate
În funcție de cum se aplică aceste criterii în cazul tău, merită să explorezi ce poate aduce externalizarea și cum poate influența modelul tău general de livrare a serviciilor de resurse umane și salarizare.
De reținut este faptul că lucrurile nu se rezumă doar la separarea activității comerciale de activitatea de parteneriat comercial/în ceea ce privește politicile și transferarea acesteia la un furnizor extern cu costuri reduse. Spre deosebire de procesele financiare și contabile extrem de standardizate, cu etape procedurale conforme, serviciile de resurse umane și salarizare constau dintr-o serie de procese interconectate în mod inerent, în care există o interacțiune echitabilă între angajați, superiori ierarhici, administratori, parteneri de resurse umane și centre de expertiză. Eficacitatea externalizării uneia sau mai multor componente ale serviciilor de resurse umane și salarizare depinde foarte mult de înțelegerea și cartografierea acestor interacțiuni de către ambele părți.
Software bazat pe cloud (software furnizat ca serviciu)
Costul implementării, întreținerii, aplicării de corecții și actualizării software-ului de resurse umane a devenit o provocare în ultimii ani. Ce ar fi avut sens în urmă cu cinci până la șapte ani în ceea ce privește costurile inițiale poate fi acum o constrângere semnificativă pentru furnizarea eficientă a serviciilor de resurse umane?
La nivel local, vă confruntați cu proprietatea sau leasing-ul serverelor, instalarea și implementarea software-ului client, furnizarea de asistență IT/IS locală, licențierea continuă și posibilele întreruperi asociate cu upgrade-urile și corecțiile. Există situații în care apar constrângeri datorate upgrade-urilor costisitoare obligatorii pentru menținerea conformității cu legislația, din cauza faptului că versiunea dumneavoastră actuală „nu este acceptată începând cu anul viitor.”
Software-ul furnizat ca serviciu (SaaS) a eliminat multe dintre aceste obstacole. Obțineți acces la o platformă întreținută pe bază de abonament. Odată cu lansarea unei noi funcționalități de către furnizorul SaaS, aveți posibilitatea de a evalua beneficiile și de a decide dacă doriți să extindeți serviciul.
Un beneficiu important al utilizării unui software de tip SaaS este că furnizorul își asumă responsabilitatea pentru disponibilitatea și fiabilitatea sistemului. Atât aplicația, cât și datele tale sunt stocate în cloud, pe servere securizate fizic și logic, certificate conform standardelor ISO 27001. În plus, ai parte de redundanță completă a datelor – dacă apare o defecțiune, sistemul de rezervă intră automat în funcțiune. Crearea unui astfel de nivel de fiabilitate în cadrul companiei tale ar presupune costuri foarte mari, accesibile în general doar companiilor multinaționale cu infrastructură proprie.
Este bine să știi că există diferențe între furnizorii de SaaS în ceea ce privește modul în care se fac actualizările:
- Upgrade-uri obligatorii
Apar atunci când furnizorul folosește o singură versiune a codului sursă pentru toți clienții. În acest caz, vei primi funcționalități noi sau îmbunătățite de câteva ori pe an și va trebui să analizezi impactul asupra proceselor tale interne. - Upgrade-uri opționale
Sunt disponibile atunci când furnizorul îți oferă o instanță configurată special pentru tine. Atât timp cât soluția funcționează conform cerințelor tale, nu ești obligat să faci upgrade-uri, decât dacă acestea aduc valoare reală pentru activitatea ta. Acest model este ideal dacă ai personalizări specifice în sistemul tău.
