Acest articol are rolul de a oferi o perspectivă echilibrată asupra software-ului de salarizare în comparație cu serviciile de salarizare. În UE, piețele pentru software-ul și serviciile de salarizare coexistă și vor continua să facă acest lucru în viitorul apropiat.
Diferența principală dintre acestea este că un serviciu bazat exclusiv pe software necesită ca responsabilitatea pentru menținerea expertizei și a resurselor de procesare a salarizării să îi revină clientului. În timp ce, în cazul unui serviciu gestionat, riscul și responsabilitatea sunt transferate către furnizorul de servicii (de exemplu, SD Worx) în ceea ce privește procesarea, conformitatea, nivelurile de servicii și scalabilitatea.
Am observat următoarele motive pentru care clienții aleg un serviciu de salarizare gestionat de SD Worx:
- Preocuparea din ce în ce mai mare cu privire la conformitatea legislativă și fiscală – utilizarea unui specialist în servicii gestionate înseamnă că clientul se bazează pe controalele de conformitate financiară ale furnizorilor de servicii, plus investiții în instruirea continuă în domeniul salarizării și dezvoltarea carierei în domeniul salarizării.
- Decizia că administrarea salarizării nu este esențială pentru activitatea principală a clientului. Aceasta susține activitatea comercială într-un mod similar cu administrarea/securitatea infrastructurilor, și anume trebuie efectuată corespunzător, dar nu neapărat consumând propriul personal.
- Limitarea și absența resurselor înseamnă că menținerea unei echipe interne de salarizare nu este viabilă din punct de vedere economic. Echipele de salarizare se confruntă cu riscuri cauzate de boală, concedii și scăderea personalului.
- Clientul își desfășoară activitatea într-o industrie caracterizată printr-o distribuție ridicată, o cifră de afaceri ridicată, fluctuații ale numărului de angajați și perioade mari de vârf în activitate, în care o bază variabilă de costuri în materie de salarizare ar fi mai eficientă decât un cost fix.
În comparație, vedem clienți care aleg să rămână cu o echipă internă de salarizare, caz în care:
- Salarizarea se bazează pe cunoștințe tacite semnificative și pe practici discreționare, adică reguli nescrise și capacitatea de a opera în afara politicilor standard.
- Clientul și-a asigurat bugetul curent în materie de personal pentru o echipă internă de salarizare.
- Activitatea economică (sau costul total aferent proprietății) în comparație cu o perioadă de contract de servicii gestionate nu arată economii semnificative de costuri – acest lucru poate fi uneori adevărat atunci când echipele de salarizare sunt situate în zone cu costuri mai mici ale țării sau sunt transferate la o filială.
- Clientul își desfășoară activitatea într-o industrie caracterizată ca fiind stabilă, cu angajați salariați și o cifră de afaceri scăzută, unde un cost fix pentru o echipă de salarizare este reprezentativ pentru un ciclu fix de procesare a volumului de lucru.
Pe scurt, ambele soluții funcționează. Alegerea îi aparține clientului. SD Worx dorește să se asigure că clienții noștri iau o decizie în cunoștință de cauză și este bucuroasă să sprijine modelarea activității economice sau să faciliteze discuțiile cu alți clienți despre metodele alese.
Ar trebui să luați în considerare externalizarea?
În cadrul majorității organizațiilor, organizațiile de asistență, cum ar fi în domeniul salarizării, sunt considerate cheltuieli generale. Acestea nu sunt direct productive în sensul obținerii de venituri, dar, la fel ca multe alte funcții de asistență, pot influența semnificativ productivitatea organizației în cazul unor erori. Prin urmare, impactul externalizării unei părți sau a întregii funcții de asistență trebuie luat în considerare cu atenție.
Ce puteți externaliza?
Externalizarea poate fi aplicată pentru furnizarea de servicii și software. Prima se referă la convenirea contractuală cu un furnizor de servicii iar acesta vă va furniza unul sau mai multe servicii de resurse umane sau de salarizare în conformitate cu nivelurile de servicii și volumele de lucru definite. Cea din urmă se referă la un furnizor de sistem care implementează, găzduiește și întreține un sistem de resurse umane în numele dumneavoastră, adică software-ul furnizat ca serviciu (Software-as-a-Service, SaaS), adesea descris în prezent ca fiind în cloud.
De ce să luați în considerare externalizarea?
Cei trei factori principali de externalizare menționați de clienți sunt:
- Calitatea/conformitatea
- Reducerea costurilor
- Standardizarea
De obicei, clienții caută o modalitate eficientă din punct de vedere al costurilor de a face o schimbare în ceea ce privește furnizarea serviciilor. Acest lucru se poate datora costurilor prohibitive de reimplementare, întreținere și actualizare a sistemelor de resurse umane și salarizare sau clientul poate considera externalizarea ca fiind cea mai bună modalitate de a desființa procesele și procedurile localizate, astfel încât să poată profita de fluxuri de lucru simplificate, standardizate și automatizate. De asemenea, schimbă discuția de la:
Câți angajați în echivalent de normă întreagă în domeniul resurselor umane/salarizării/financiar am nevoie pentru a furniza servicii?
la:
Cât sunt dispus să plătesc pentru servicii bazate pe volum și niveluri de servicii garantate?
Provocările economice din ultimii ani au forțat, de asemenea, companiile să găsească modalități eficiente de a reduce cheltuielile generale interne, prin urmare o soluție de „plată în funcție de utilizare” sau de „plată per angajat” poate arăta atractiv din punct de vedere economic.
Furnizorii de servicii externalizate vă pot oferi, în general, avantaje precum:
- Costuri mai competitive decât funcțiile interne datorită economiilor de scară la mai mulți clienți
- Concentrarea pe activitatea lor principală și investiții în abilitățile și calificările în domeniu
- Conformitate auditată independent
- Investiții continue în tehnologia informațiilor pentru resurse umane sau salarizare
Comparabil cu acestea, serviciile interne vă pot oferi:
- Control total al procesului de la început până la sfârșit
- Cunoștințe în domeniu și informații despre modul în care funcționează compania
- Procese exclusive specifice nevoilor companiei
- Resurse dedicate
În funcție de modul în care aceste criterii se aplică situației dumneavoastră, ar trebui să explorați ce poate oferi companiei dumneavoastră externalizarea externalizarea companiei dumneavoastră și cum poate face diferența față de modelul dumneavoastră general de furnizare a serviciilor de resurse umane și salarizare.
De reținut este faptul că lucrurile nu se rezumă doar la separarea activității comerciale de activitatea de parteneriat comercial/în ceea ce privește politicile și transferarea acesteia la un furnizor extern cu costuri reduse. Spre deosebire de procesele financiare și contabile extrem de standardizate, cu etape procedurale conforme, serviciile de resurse umane și salarizare constau dintr-o serie de procese interconectate în mod inerent, în care există o interacțiune echitabilă între angajați, superiori ierarhici, administratori, parteneri de resurse umane și centre de expertiză. Eficacitatea externalizării uneia sau mai multor componente ale serviciilor de resurse umane și salarizare depinde foarte mult de înțelegerea și cartografierea acestor interacțiuni de către ambele părți.
Software bazat pe cloud (software furnizat ca serviciu)
Costul implementării, întreținerii, aplicării de corecții și actualizării software-ului de resurse umane a devenit o provocare în ultimii ani. Ce ar fi avut sens în urmă cu cinci până la șapte ani în ceea ce privește costurile inițiale poate fi acum o constrângere semnificativă pentru furnizarea eficientă a serviciilor de resurse umane?
La nivel local, vă confruntați cu proprietatea sau leasingul serverelor, instalarea și implementarea software-ului client, furnizarea de asistență IT/IS locală, licențierea continuă și posibilele întreruperi asociate cu upgrade-urile și corecțiile. Există situații în care apar constrângeri datorate upgrade-urilor costisitoare obligatorii pentru menținerea conformității cu legislația, din cauza faptului că versiunea dumneavoastră actuală „nu este acceptată începând cu anul viitor.”
Software-ul furnizat ca serviciu (SaaS) a eliminat multe dintre aceste obstacole. Obțineți acces la o platformă întreținută pe bază de abonament. Odată cu lansarea unei noi funcționalități de către furnizorul SaaS, aveți posibilitatea de a evalua beneficiile și de a decide dacă doriți să extindeți serviciul.
Un avantaj major este faptul că furnizorul SaaS își asumă responsabilitatea pentru disponibilitatea și fiabilitatea sistemului. Atât software-ul funcțional, cât și datele dumneavoastră sunt stocate pe servere securizate fizic și logic în cloud, certificate în mod normal conform standardelor de securitate ISO 27001. Redundanța completă a datelor este oferită în mod normal, astfel încât, în cazul în care o sursă se defectează, echipamentul de rezervă să fie disponibil imediat. Costul creării unui astfel de nivel de fiabilitate intern este în mod normal prohibitiv, cu excepția companiilor multinaționale mari cu propria infrastructură IS globală.
Există variații în practică între furnizorii de SaaS în ceea ce privește calitatea obligatorie sau opțională a upgrade-urilor. Trebuie să înțelegeți impactul acestui lucru și să decideți cum este cel mai bine pentru dumneavoastră.
Upgrade-urile obligatorii tind să apară atunci când furnizorul SaaS utilizează o singură versiune a codului sursă pe care toți clienții trebuie să o utilizeze. De obicei, veți vedea funcționalități noi sau îmbunătățite lansate de două până la șase ori pe an. Veți avea responsabilitatea de a înțelege impactul și modificările proceselor dumneavoastră de resurse umane.
Actualizările opționale tind să apară atunci când furnizorul SaaS furnizează instanțe configurate pentru fiecare dintre clienții săi. Atât timp cât „instanța” dumneavoastră face ceea ce solicitați, nu veți fi forțat să faceți upgrade-uri decât dacă credeți că acestea adaugă valoare activității dumneavoastră comerciale. Acest lucru poate fi avantajos atunci când aveți câteva elemente personalizate în soluția dumneavoastră.
