În prezent, externalizarea este un concept uzual în lumea afacerilor. Cu toate acestea, deși majoritatea oamenilor știu cu aproximație ce înseamnă conceptul de externalizare, există încă multe incertitudini cu privire la ce anume implică externalizarea salarizării și cum funcționează aceasta la nivel internațional.
De-a lungul anilor, externalizarea a devenit un termen general pentru o gamă largă de posibile soluții de asistență terțe. Principalul aspect de reținut este că, atunci când activitatea dumneavoastră este externalizată, dumneavoastră luați deciziile. Alegeți ce activități să externalizați sau nu și cum doriți să faceți acest lucru. De exemplu, externalizarea poate fi temporară sau structurală, la biroul dumneavoastră sau în afara amplasamentului.
Iată un ghid util pentru principalele tipuri de externalizare a salarizării de luat în considerare:
Opțiunea 1: servicii de salarizare gestionate
Gestionarea salarizării înseamnă că un specialist extern gestionează funcțiile de salarizare ale companiei dumneavoastră. Furnizorul este de acord prin contract să presteze unul sau mai multe servicii de resurse umane sau de salarizare în conformitate cu nivelurile de servicii și volumele de lucru definite. De asemenea, își asumă riscurile și responsabilitatea, inclusiv procesarea, conformitatea, scalabilitatea și toate sarcinile administrative complexe și laborioase conexe. Procesul are loc, de obicei, în afara amplasamentului și pe o perioadă mai lungă, reprezentând o opțiune strategică pentru susținerea creșterii pe termen lung, inclusiv la nivel internațional.
Scenariu exemplificativ:
Deoarece afacerea s-a dezvoltat în mai multe locații și teritorii, menținerea unei echipe interne de salarizare nu mai este viabilă, chiar și cu o soluție SaaS funcțională pentru salarizare. Gestionarea unei varietăți de tipuri de contracte în fusuri orare diferite înseamnă că procesele de salarizare devin prea complexe pentru ca echipa de salarizare să le gestioneze și că există un risc crescut de probleme de securitate și conformitate. Este timpul să externalizați salarizarea către un specialist extern.
Opțiunea 2: servicii de salarizare complete
Serviciile de salarizare complete merg cu un pas mai departe: încredințați partenerului dumneavoastră de externalizare responsabilitatea completă pentru salarizare. Astfel, partenerul dumneavoastră de externalizare va răspunde direct și la întrebările angajaților dumneavoastră, de exemplu.
Scenariu exemplificativ:
Doriți să vă faceți timp pentru a vă dezvolta politicile de recrutare și promovare în următorii câțiva ani? Externalizarea completă a salarizării este modalitatea potrivită de a acționa. Partenerul dumneavoastră de resurse umane va prelua procesul de salarizare, îl va automatiza și îl va optimiza acolo unde este posibil, vă va ajuta să elaborați o strategie complexă de salarizare și vă va prezenta rapoarte în mod regulat.
Este posibil să vă îngrijorați că acest tip de externalizare de la distanță poate face ca angajații dumneavoastră să se simtă excluși. O bună pregătire face minuni! Comunicați clar în cadrul organizației dumneavoastră ce anume externalizați și de ce. De asemenea, asigurați-vă că partajați datele de contact ale persoanelor pe care angajații le pot contacta de acum înainte, ori de câte ori au nevoie. Transparența este esențială. Pe durata perioadei de implementare, partenerul dumneavoastră de resurse umane poate organiza deja sesiuni de informare și ateliere în cadrul organizației dumneavoastră pentru a elimina în mod proactiv orice nelămuriri și pentru a începe să construiască relații în cadrul companiei.
Opțiunea 3: asistență la fața locului
Dacă principalul dumneavoastră obiectiv este să oferiți propriei echipe mai mult sprijin în anumite perioade, vă puteți baza pe serviciile specialiștilor în salarizare și ale personalului administrativ al partenerului dumneavoastră de resurse umane, care ar trebui să fie bine instruiți în toate domeniile resurselor umane. Ca o extensie a echipei dumneavoastră, aceștia nu numai că vă vor furniza forța de muncă de care aveți nevoie, ci pot oferi și expertiză suplimentară pentru a vă responsabiliza angajații.
Opțiunea 4: optimizarea salarizării și a proceselor
Salarizarea este supusă unor reguli stricte și calcule fixe și, prin urmare, ar trebui să fie unul dintre cele mai standardizate procese de resurse umane. Aceasta înseamnă că salarizarea este mai ușor de automatizat decât procesul de recrutare, de exemplu. Cu toate acestea, se pare că multe departamente de resurse umane încă se agață (parțial) de procesele manuale și pierd astfel timp prețios. Partenerul dumneavoastră de resurse umane vă poate ajuta să remediați acest lucru prin revizuirea salarizării și a proceselor dumneavoastră.
Scenariu exemplificativ:
Știți că salarizarea și procesele conexe ar putea fi mult mai eficiente, dar întâmpinați dificultăți în ceea ce privește modul exact de abordare a acestei chestiuni. Prin urmare, solicitați o analiză a salarizării din partea unui partener de resurse umane pentru a vă evalua temeinic angajații, cunoștințele, sistemele și procesele. Analiza dezvăluie câteva aspecte care necesită îmbunătățire și, prin urmare, este urmată de un audit mai detaliat al salarizării. Împreună cu partenerul dumneavoastră de resurse umane, decideți să optimizați mai multe procese și să începeți de la zero.
O analiză detaliată a proceselor dumneavoastră de salarizare este întotdeauna un exercițiu foarte edificator și valoros. Vă oferă o imagine clară a ceea ce se află sub suprafața unei proceduri lunare complexe. Datorită inventarierii și documentării acestor procese, alte persoane pot prelua rapid controlul în cazul în care personalul dumneavoastră de salarizare absentează în mod neașteptat.
Rezultatul final? Continuitatea garantată a unui proces operațional critic.
